Probleem:
- Nieuwe medewerkers vereisen doorgaans handmatige aanmaak van talloze accounts en rechten. Denk aan het aanmaken van een e-mailaccount, het instellen van toegang tot een netwerkdrive, het registreren bij diverse externe tools en het koppelen aan salarisverwerkende systemen.
- Het proces is tijdrovend en foutgevoelig, omdat het vaak op meerdere systemen gescheiden gebeurt.
- Consistentie en veiligheid van de toegangsgegevens kunnen in het gedrang komen, wat de naleving van bedrijfsbeleid en compliance bemoeilijkt.
- Personeelsafdelingen en IT-teams besteden veel tijd aan administratieve taken in plaats van zich te kunnen concentreren op strategisch belangrijk werk.
Oplossing met een AI Agent:
- Een AI-agent kan het complete onboardingproces automatiseren door vooraf ingestelde workflows te activeren. Zodra een nieuwe medewerker wordt ingevoerd in het systeem, neemt de agent automatisch het voortouw bij het aanmaken van al zijn of haar accounts.
- De AI-agent zorgt voor integratie met de verschillende systemen (e-mailserver, netwerkopslag, externe tools, salarisadministratie) en voert alle noodzakelijke acties uit volgens vooraf bepaalde policies.
- Door controlemechanismen te implementeren, kan de agent ook de kwaliteit en veiligheid waarborgen, waardoor menselijke fouten geminimaliseerd worden.
- Dit resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing, waarbij medewerkers sneller operationeel zijn en IT- en HR-teams zich kunnen focussen op belangrijke strategische taken.
Samenvatting:
De inzet van een AI-agent voor het automatiseren van accountcreatie bij de onboarding van nieuwe medewerkers biedt duidelijke voordelen. Het vermindert de administratieve last, verhoogt de nauwkeurigheid en veiligheid, en zorgt voor een snellere en efficiëntere integratie van nieuw talent in de organisatie.