Probleem:
- Dienstverleners, zoals hotels, beschikken over een grote hoeveelheid interne kennis en procedures (bijvoorbeeld opleidingsmateriaal, operationele handleidingen, klantafhandelingsprotocollen en FAQ’s) die regelmatig geüpdatet moet worden.
- Medewerkers hebben vaak moeite om snel de juiste informatie te vinden, zeker wanneer deze verspreid is over meerdere documentatiesystemen of -formaten.
- Het handmatig zoeken en verwerken van deze informatie belemmert efficiënte serviceverlening en kan leiden tot inconsistenties in klantinteracties en probleemoplossing.
- Er is behoefte aan een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier om kennis toegankelijk te maken voor zowel medewerkers als klanten.
Oplossing met een AI Agent:
- Met behulp van een RAG (Retrieval Augmented Generation) systeem kan de AI agent de interne kennisbank continu doorzoeken en updaten. Dit systeem haalt relevante informatie op (retrieval) en genereert naast antwoorden, indien nodig context en aanvullende uitleg (generation).
- De AI agent integreert een chatbot die medewerkers en klanten snel helpt bij het vinden van de benodigde informatie. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een vraag heeft over een specifiek protocol, zoekt de agent de meest actuele en relevante documenten en geeft direct antwoord.
- Voor klanten kan de chatbot fungeren als een eerste aanspreekpunt voor veelvoorkomende vragen, zoals informatie over reserveringen, faciliteiten of diensten, waarbij de agent de meest relevante en gepersonaliseerde informatie levert.
- Het systeem zorgt voor een gestroomlijnde en consistente kennisdeling, vermindert de tijd die nodig is om informatie op te zoeken en draagt bij aan een snellere en efficiëntere communicatie in de organisatie.
Samenvatting:
Door een AI agent in te zetten die een interne kennisbank beheert via RAG-technologie en dit te koppelen aan een interactieve chatbot, kan een hotel zowel medewerkers als klanten efficiënter en consistenter bedienen. Deze aanpak zorgt voor snellere toegang tot cruciale informatie, verhoogt de servicekwaliteit en optimaliseert interne processen, wat uiteindelijk resulteert in een betere klantbeleving en een effectievere organisatievoering.